QM-Beauftragte
Um ein Qualitätsmanagementsystem aufrecht erhalten zu können, sind Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB´s) unerlässlich. Sie dokumentieren und überwachen alle vorhandenen Abläufe und stehen in engem Kontakt zur Leitung.
Ganz allgemein lässt sich sagen, dass dem Qualitätsmanagementbeauftragten die Verantwortung übertragen wird, auf die Umsetzung der Forderungen des Qualitätsmanagements zu achten.
Die Aufgaben des Qualitätsbeauftragten umfassen unter anderem die fachliche Anleitung und Mitwirkung beim Umsetzen von Qualitätspolitik und –zielen. Aber auch kommunikative Fähigkeiten sowie die Mitwirkung, Überprüfung und Bewertung der Weiterentwicklungen des QM lassen sich zu den Aufgaben zählen. Schulungen und Beratungen, Dokumentationsüberprüfung und Aktualisierungen, die Koordination, Planung und Auswertung des jährlichen Audits sind weitere Aufgabengebiete des Qualitätsbeauftragten. Er stellt das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Management dar. Er agiert demnach als Vermittler bzw. Moderator und Motivator.
Aus dieser Aufgabenzuweisung lässt sich ableiten, dass der QMB zwar die Verantwortung für einzelne Aufgaben übernehmen kann, die Gesamtverantwortung aber bei der Leitung liegt.
Um den Anforderungen gerecht werden zu können, braucht der QMB eine entsprechende Qualifikation, die neben fachlicher vor allem auch kommunikative Kompetenzen umfasst. Durch seine Vermittler-Funktion zwischen Mitarbeiter- und Führungsebene gewinnt insbesondere die soziale Kompetenz an Bedeutung.
Auch den Umgang mit Konfliktthemen sollte der QMB nicht scheuen. Der QMB kann in diesem Bereich durch methodisches Vorgehen einen wirksamen Umgang mit Konflikten unterstützen.
Ihm unterliegt auch die Pflege bzw. regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation im Bereich Qualitätsmanagement, zum Beispiel in Form des QM-Handbuches. Die Positionierung eines QMBs bewirkt das Hervorheben der Thematik Qualitätsmanagement. Es wird für alle sichtbar.
Die Rolle des QMBs kann theoretisch auch von einer Leitungskraft übernommen werden, es empfiehlt sich allerdings einen Mitarbeiter aus dem Team zu wählen. Der Grund liegt zum einen in einem möglichen Interessenskonflikt der Leitungskraft, da sie in ihrer Funktion als Leitung andere Interessen vertritt als in ihrer Funktion als QMB, z.B. in Bezug auf das Personalmanagement. Zum anderen ist der Grund in der Nähe zu den anderen Mitarbeitern zu sehen, gerade in Hinblick auf die Moderatoren bzw. Vermittlerrolle. Dies ist natürlich auch stark abhängig von der Organisationsgröße.
Als wesentliche Fähigkeiten und Aufgaben des QMB in Arztpraxen oder Pflegeheimen kann man die folgenden Punkte benennen:
- Besonderes Interesse am QM
- Kontaktbereitschaft
- Motivation der Mitarbeiter
- Moderation von Qualitätszirkeln
- Projektmanagement
- Konflikt- und Teamfähigkeit
- Entscheidungsfähigkeit
Darüber hinaus können Unternehmen einen externen Qualitätsbeauftragen engagieren, der interne Ansprechpartner anleitet, unterstützt. Viele Aufgaben des QMB lassen sich gut durch einen externen übernehmen. Allerdings nicht alle. Somit brauch eine Praxis / Pflegeheim immer auch einen internen Mitarbeiter, der sich um das Qualitätsmanagement kümmert. Durch Outsourcing oder die Benennung eines spezialisierten externen QMB lässt sich der interne Aufwand jedoch massiv reduzieren.
QMB´s sind maßgeblich für eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung des QM-Systems verantwortlich. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann diese Aufgabe von einer oder von mehreren Personen sowie extern vergeben werden. Die externe Vergabe ist vor allem für Arztpraxen mit mehreren Ärzten und Pflegeheime interessant. Bei jeder Aufgabenteilung ist eine gute und stetige Kommunikation von enormer Bedeutung, um eine Qualitätsverbesserung zu erzielen.
