Wie läuft ein QM-Audit in der Arzt­pra­xis / Pfle­ge­heim ab?

Das Wort „Audit“ löst bei vielen Ner­vo­si­tät und Unbe­ha­gen aus. Wie läuft ein QM-Audit ab? Was genau schau­en sich die Audi­to­ren an? Und welche Kon­se­quen­zen hat so ein Audit? Solche und andere Fragen stel­len sich viele, bei denen ein QM-Audit „vor der Tür steht“. Warum Ihnen Audits helfen können, ihr Qualitäts­management zu opti­mie­ren, und warum kein Grund zur Besorg­nis besteht, wollen wir in diesem Bei­trag erläu­tern.

Ziele von QM-Audits in Zahn-/ Arzt­pra­xen oder Pfle­ge­hei­men

Ein QM-Audit hat vor allem zum Ziel, bestehen­de Maß­nah­men und Pro­zes­se in einer Praxis zu über­prü­fen. Gleich­zei­tig wird kon­trol­liert, ob gesetz­li­che Anfor­de­run­gen und Richt­li­ni­en erfüllt sind, also ob der IST-Zustand dem SOLL-Zustand ent­spricht.

Bestan­den bei­spiels­wei­se bei einem vor­he­ri­gen QM-Audit Pro­ble­me bei bestimm­ten Abläu­fen, wird nun unter­sucht, ob zuvor bespro­che­ne Ver­än­de­run­gen ein­ge­führt wurden und zu einer Ver­bes­se­rung des Pro­zess­ab­lau­fes geführt haben. Auf diese Weise soll das Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem (QMS) prak­ti­ka­bler gestal­tet werden und gleich­zei­tig zu einer Ent­las­tung der betrof­fe­nen Akteu­re führen.

Häu­fi­ge Fragen von Audi­to­ren bei QM-Audits von Arzt­pra­xen oder Pfle­ge­hei­men

Der genaue Inhalt eines Audits ergibt sich durch Norman­for­de­run­gen, Richt­li­ni­en und Geset­ze. Zudem werden inter­ne Ziel­de­fi­ni­tio­nen und Dienst­an­wei­sun­gen mit ein­be­zo­gen sowie defi­nier­te Qua­li­täts­in­di­ka­to­ren und inter­ne Pro­zess­ab­läu­fe über­prüft. Anhand eines vorab zusam­men­ge­stell­ten Kata­lo­ges kann ein Audit dann unter Beach­tung der genann­ten Punkte fair und objek­tiv durch­ge­führt werden. Häufig werden zum Bei­spiel die fol­gen­den Fragen im Rahmen des Audits gestellt:

  • Haben Sie stan­dar­di­sier­te und ver­schrift­li­che Pro­zes­se, wie bestimm­te Arbei­ten zu erfül­len sind?
  • Führen Sie regel­mä­ßi­ge Team­be­spre­chun­gen durch? Werden diese pro­to­ko­liert?
  • Kommt jeder Mit­ar­bei­ter der Praxis an die QM-Doku­men­te?
  • Haben Sie eine Ein­wil­li­gung Ihrer Mit­ar­bei­ter für die Nut­zung von Fotos?
  • Wie orga­ni­sie­ren Sie die Wei­ter­ent­wick­lung des QM-Sys­tems?

Audi­tie­rung / Zer­ti­fi­zie­rung oder Bege­hung
Wie läuft das in der Praxis?

Neben QM-Audits durch bekann­te Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­len können solche Bege­hun­gen aber auch unab­hän­gig von einer Zer­ti­fi­zie­rung durch inter­ne und / oder exter­ne QM-Beauf­trag­te durch­ge­führt werden. Abhän­gig von den vor­han­de­nen Struk­tu­ren kann es von Vor­teil sein, einen exter­nen Audi­tor zu bevor­zu­gen, da der „Blick von außen“ neue Anre­gun­gen geben kann. Zudem erkennt er durch den Ein­blick in viele ver­schie­de­nen Praxen oder Pfle­ge­hei­me fest­ge­fah­re­ne Abläu­fe leich­ter. Die „Betriebs­blind­heit“ hat wohl jeder schon mal in dem Zusam­men­hang gehört. Ein Audit kann also als ein Instru­ment zur Bewer­tung vor­han­de­ner Struk­tu­ren gese­hen werden, aus dessen Ergeb­nis Opti­mie­rungs­maß­nah­men abge­lei­tet werden können. Die Umset­zung dieser Maß­nah­men können dann regel­mä­ßig Re-Audi­tiert und bei Bedarf erneut ange­passt werden. Auf diese Weise erfolgt eine ste­ti­ge Wei­ter­ent­wick­lung der Pro­zes­se und somit auch eine erhöh­te Qua­li­tät der Pati­en­ten­ver­sor­gung.

Die ver­schie­de­nen Audit­ar­ten im Qualitäts­management

Doku­men­ten­au­dit

ch an, wenn es teil­wei­se nicht mög­lich ist wäh­rend des lau­fen­den Betrie­bes alle Doku­men­te zu sich­ten. Diese können auch den Audi­to­ren mit­ge­ge­ben werden und diese stu­die­ren die Doku­men­te anschlie­ßend.

Struk­tur­au­dit

Wäh­rend bei einem Struk­tur­au­dit die Mit­ar­bei­ter zu den vor­han­de­nen Struk­tu­ren inter­viewt werden. Dabei möchte der Audi­tor her­aus­fin­den, wie bei­spiels­wei­se bestimm­te Behand­lun­gen oder die Auf­be­rei­tung der Instru­men­te ablau­fen.

Der Fokus auf dieser Audit­art bietet sich an, wenn es Pro­ble­me im Ablauf inner­halb der Praxis gibt und eine Umstruk­tu­rie­rung durch die Mit­ar­bei­ter oder die Pra­xis­in­ha­ber gewünscht wird.

Pro­zess­au­dit

Bei einem Pro­zess­au­dit liegt der Fokus hin­ge­gen auf der Ein­hal­tung der fest­ge­leg­ten Pro­zes­se.

Dies hat zum Ziel einen hohen qua­li­ta­ti­ven Stan­dard inner­halb der Praxis ein­zu­hal­ten. Der Schwer­punkt in dieser Audit­art bietet sich an, wenn viele Pro­zes­se bei­spiel­wei­se bei der Auf­be­rei­tung von Medi­zin­pro­duk­ten inein­an­der­grei­fen und hier ein hoher Stan­dard ein­ge­hal­ten werden muss, um einen siche­ren Umgang in der Praxis gewähr­leis­ten zu können. Hier ist es wich­tig, dass durch nie­der­ge­schrie­be­ne und geschul­te Pro­zes­se, die Mit­ar­bei­ter in der Lage sind, die Pro­zes­se inner­halb der Praxis kor­rekt durch­zu­füh­ren.

Wäh­rend einer Bege­hung durch einen exter­nen Audi­tor sollte immer auch ein Ver­ant­wort­li­cher für den jewei­li­gen Bereich anwe­send sein, um Fragen und Unklar­hei­ten direkt klären zu können. In der Regel findet  eine Misch­form der Audit­ar­ten statt, um ein ganz­heit­li­ches Bild der Orga­ni­sa­ti­on zu erhal­ten.

Wie gehen Audi­to­ren in einem QM-Audit vor?

Es ist emp­feh­lens­wert, Audits, egal ob intern oder extern, jähr­lich durch­zu­füh­ren, um so eine kon­ti­nu­ier­li­che Wei­ter­ent­wick­lung zu gewähr­leis­ten. Ebenso eignet sich ein Audit im Falle einer geplan­ten Umstruk­tu­rie­rung dazu, Pro­zes­se neu zu bewer­ten und gege­be­nen­falls zu opti­mie­ren.
In dem meis­ten Fällen folgen Audits klaren Mus­tern.

Zu Beginn des ver­ein­bar­ten Ter­mins erfolgt in den meis­ten Fällen ein Ein­füh­rungs­ge­spräch, in dem der Ablauf des Audits sowie aktu­el­le Neue­run­gen bespro­chen werden. Zudem wird dieses Gespräch eben­falls oft dazu genutzt, einen ersten Blick in die vor­han­de­nen Doku­men­te sowie das QM-Hand­buch zu werfen. Im Anschluss an das Gespräch schaut sich der Audi­tor in Beglei­tung der jeweils ver­ant­wort­li­chen Person alle vor­han­de­nen Berei­che an, stellt Nach­fra­gen und lässt sich die unter­schied­li­chen Pro­zes­se erläu­tern. Anhand dieser Beob­ach­tun­gen und Nach­fra­gen kann der Audi­tor so Opti­mie­rungs­vor­schlä­ge machen, die zu einer Zeit- oder Mate­ria­ler­spar­nis führen können, Abläu­fe aber auch prak­ti­ka­bler für den Pra­xis­all­tag gestal­ten sollen. Davon abge­se­hen bietet das Audit die Mög­lich­keit zu kon­trol­lie­ren, ob zuvor ange­pass­te Pro­zes­se zu einer tat­säch­li­chen Ver­bes­se­rung geführt haben. Am Ende der Bege­hung erfolgt noch­mals ein kurzes Gespräch, in dem man ein erstes Feed­back des Audi­tors erhält. Die dabei bespro­che­nen Emp­feh­lun­gen, Mängel und Opti­mie­rungs­vor­schlä­ge werden der Praxis zudem in einem schrift­li­chen Bericht zuge­stellt.

Sehen Sie ein Audit also eher als eine Mög­lich­keit der kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rung und nicht als not­wen­di­ges Übel des Qua­li­täts­ma­nage­ments.

Wie InnovaPrax Ihnen bei QM-Audits oder Zer­ti­fi­zie­run­gen helfen kann

Im Rahmen unse­rer Betreu­ung unter­stüt­zen wir Sie dabei, Ihre Doku­men­te norm­kon­form auf­zu­bau­en und stets auf dem aktu­el­len Stand zu halten. Wir defi­nie­ren gemein­sam mit Ihnen ver­schie­de­ne bereichs­über­grei­fen­de, qua­li­täts­be­zo­ge­ne Ziele für Ihre Praxis, so dass nicht nur der betriebs­wirt­schaft­li­che Bereich opti­miert wird, son­dern auch eine Stei­ge­rung der Sicher­heit und Zufrie­den­heit bei Mit­ar­bei­tern und Pati­en­ten erreicht wird.

Wir führen zusam­men mit Ihnen Audits durch, geben Opti­mie­rungs­vor­schlä­ge und unter­stüt­zen Sie bei deren Umset­zung. Wir beglei­ten Sie eben­falls bei der Vor­be­rei­tung auf exter­ne Audits im Zuge einer Zer­ti­fi­zie­rung und den damit ver­bun­de­nen Her­aus­for­de­run­gen. Sie haben Fragen oder wün­schen ein kos­ten­lo­ses Erst­ge­spräch? Schrei­ben Sie uns oder rufen Sie an. 

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