Das Wort „Audit“ löst bei vielen Nervosität und Unbehagen aus. Wie ist der Ablauf eines QM-Audits? Was genau schauen sich die Auditoren an? Und welche Konsequenzen hat so ein Audit? Solche und andere Fragen stellen sich viele, bei denen ein QM-Audit „vor der Tür steht“. Warum Ihnen Audits helfen können, ihr Qualitätsmanagement zu optimieren, und warum kein Grund zur Besorgnis besteht, wollen wir in diesem Beitrag erläutern.
Ein QM-Audit hat vor allem zum Ziel, bestehende Maßnahmen und Prozesse in einer Praxis zu überprüfen. Gleichzeitig wird kontrolliert, ob gesetzliche Anforderungen und Richtlinien erfüllt sind, also ob der IST-Zustand dem SOLL-Zustand entspricht.
Bestanden beispielsweise bei einem vorherigen QM-Audit Probleme bei bestimmten Abläufen, wird nun untersucht, ob zuvor besprochene Veränderungen eingeführt wurden und zu einer Verbesserung des Prozessablaufes geführt haben. Falls dies nicht der Fall ist, können gemeinsam neue Maßnahmen zur Umsetzung erarbeitet werden. Auf diese Weise soll das Qualitätsmanagementsystem (QMS) praktikabler gestaltet werden und gleichzeitig zu einer Entlastung der betroffenen Akteure führen.
Der genaue Inhalt eines Audits ergibt sich durch Normanforderungen, Richtlinien und Gesetze. Zudem werden interne Zieldefinitionen und Dienstanweisungen mit einbezogen sowie definierte Qualitätsindikatoren und interne Prozessabläufe überprüft. Anhand eines vorab zusammengestellten Kataloges kann ein Audit dann unter Beachtung der genannten Punkte fair und objektiv durchgeführt werden. Häufig werden zum Beispiel die folgenden Fragen im Rahmen des Audits gestellt:
Neben QM-Audits durch bekannte Zertifizierungsstellen können solche Begehungen aber auch unabhängig von einer Zertifizierung durch interne und / oder externe QM-Beauftragte durchgeführt werden. Abhängig von den vorhandenen Strukturen kann es von Vorteil sein, einen externen Auditor zu bevorzugen, da der „Blick von außen“ neue Anregungen geben kann. Zudem erkennt er durch den Einblick in viele verschiedenen Praxen oder Pflegeheime festgefahrene Abläufe leichter. Die „Betriebsblindheit“ hat wohl jeder schon mal in dem Zusammenhang gehört. Ein Audit kann also als ein Instrument zur Bewertung vorhandener Strukturen gesehen werden, aus dessen Ergebnis Optimierungsmaßnahmen abgeleitet werden können. Die Umsetzung dieser Maßnahmen können dann regelmäßig Re-Auditiert und bei Bedarf erneut angepasst werden. Auf diese Weise erfolgt eine stetige Weiterentwicklung der Prozesse und somit auch eine erhöhte Qualität der Patientenversorgung.
Oftmals sind die Unterschiede zwischen internen und externen Audits für viele auf Anhieb nicht bekannt. Was genau sind eigentlich die Merkmale eines internen Audits und wie unterscheidet sich dieses von einem externen Audit?
Die Durchführung von internen Audits dient in Unternehmen der Überprüfung der Wirksamkeit von Prozessen. Bestehende Abläufe werden untersucht, um die Effizienz sowie die Profitabilität zu analysieren. Dabei können im Anschluss möglicherweise Korrekturmaßnahmen aus den Protokollen abgeleitet werden. Zweck ist die Überprüfung der Normkonformität des Mangementsystems (z.B. ISO 9001) und die Identifizierung von möglichen Verbesserungen. Interne Audits können sowohl von Mitarbeiter:innen des Unternehmens durchgeführt werden aber auch durch externe Beauftragte. Wichtig dabei ist, dass die Ergebnisse des Audits innerhalb des Unternehmens bleiben. Ziel ist es die unternehmensinternen Grundsätze und Anforderungen zu prüfen und gegebenenfalls weiterzuentwickeln. Somit ist ein internes Audit Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) im Rahmen des Qualitätsmanagements und können bei anstehenden externen Begehungen besonders hilfreich sein.
Externe Audits werden im Gegensatz zu internen Audits immer von externen Parteien, wie beispielweise Zertifizierungsstellen, durchgeführt. Dabei werden in der Regel meist allgemein gültige Checklisten und Fragenkataloge genutzt, die auf Grundlagen von anzuwendenden Regelwerken basieren.
Im Qualitätsmanagement gibt es verschiedene Arten von Audits. Es ist zu unterscheiden zwischen Dokumentenaudit, Strukturaudit und Prozessaudit. Während einer Begehung durch einen externen Auditor sollte immer auch ein Verantwortlicher für den jeweiligen Bereich anwesend sein, um Fragen und Unklarheiten direkt klären zu können. In der Regel findet eine Mischform der Auditarten statt, um ein ganzheitliches Bild der Organisation zu erhalten.
Beim Dokumentenaudit werden die vorhandenen Dokumente, wie beispielweise das QM-Handbuch, gesichtet. Es ist auch möglich, diese den Auditoren mitzugeben, um die Dokumente anschließend studieren zu können.
Bei einem Strukturaudit werden die Mitarbeiter zu den vorhandenen Strukturen interviewt. Dabei möchte der Auditor herausfinden, wie beispielsweise bestimmte Behandlungen oder die Aufbereitung der Instrumente ablaufen.
Der Fokus auf diese Auditart bietet sich an, wenn es Probleme im Ablauf innerhalb der Praxis gibt und eine Umstrukturierung durch die Mitarbeiter oder die Praxisinhaber gewünscht wird.
Bei einem Prozessaudit liegt der Fokus hingegen auf der Einhaltung der festgelegten Standards für die Prozesse der Einrichtung.
Dies hat zum Ziel einen hohen qualitativen Standard innerhalb der Praxis einzuhalten. Der Schwerpunkt in dieser Auditart bietet sich an, wenn viele Prozesse beispielweise bei der Aufbereitung von Medizinprodukten ineinandergreifen und hier ein hoher Standard eingehalten werden muss, um einen sicheren Umgang in der Praxis gewährleisten zu können. Hier ist es wichtig, dass durch niedergeschriebene und geschulte Prozesse, die Mitarbeiter in der Lage sind, die Prozesse innerhalb der Praxis korrekt durchzuführen.
Es ist empfehlenswert, Audits, egal ob intern oder extern, jährlich durchzuführen, um so eine kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewährleisten. Ebenso eignet sich ein Audit im Falle einer geplanten Umstrukturierung dazu, Prozesse neu zu bewerten und gegebenenfalls zu optimieren. In dem meisten Fällen folgen Audits klaren Mustern.
Zu Beginn des vereinbarten Termins erfolgt in den meisten Fällen ein Einführungsgespräch, in dem der Ablauf des Audits sowie aktuelle Neuerungen besprochen werden. Zudem wird dieses Gespräch ebenfalls oft dazu genutzt, einen ersten Blick in die vorhandenen Dokumente sowie das QM-Handbuch zu werfen.
Im Anschluss an das Gespräch schaut sich der Auditor in Begleitung der jeweils verantwortlichen Person alle vorhandenen Bereiche an, stellt Nachfragen und lässt sich die unterschiedlichen Prozesse erläutern. Anhand dieser Beobachtungen und Nachfragen kann der Auditor so Optimierungsvorschläge machen, die zu einer Zeit- oder Materialersparnis führen können, Abläufe aber auch praktikabler für den Praxisalltag gestalten sollen. Davon abgesehen bietet das Audit die Möglichkeit zu kontrollieren, ob zuvor angepasste Prozesse zu einer tatsächlichen Verbesserung geführt haben.
Am Ende der Begehung erfolgt nochmals ein kurzes Gespräch, in dem der Zuständige ein erstes Feedback des Auditors erhält. Die dabei besprochenen Empfehlungen, Mängel und Optimierungsvorschläge werden der Einrichtung zudem in einem schriftlichen Bericht zugestellt.
Sehen Sie ein Audit also eher als eine Möglichkeit der kontinuierlichen Verbesserung und nicht als notwendiges Übel des Qualitätsmanagements.
Im Rahmen unserer Betreuung unterstützen wir Sie dabei, Ihre Dokumente normkonform aufzubauen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Wir definieren gemeinsam mit Ihnen verschiedene bereichsübergreifende, qualitätsbezogene Ziele für Ihre Praxis, so dass nicht nur der betriebswirtschaftliche Bereich optimiert wird, sondern auch eine Steigerung der Sicherheit und Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Patienten erreicht wird.
Wir führen zusammen mit Ihnen Audits durch, geben Optimierungsvorschläge und unterstützen Sie bei deren Umsetzung. Wir begleiten Sie ebenfalls bei der Vorbereitung auf externe Audits im Zuge einer Zertifizierung und den damit verbundenen Herausforderungen.