Wie läuft ein QM-Audit in der Arztpraxis / Pflegeheim ab?

Das Wort „Audit“ löst bei vielen Nervosität und Unbehagen aus. Wie läuft ein QM-Audit ab? Was genau schauen sich die Auditoren an? Und welche Konsequenzen hat so ein Audit? Solche und andere Fragen stellen sich viele, bei denen ein QM-Audit „vor der Tür steht“. Warum Ihnen Audits helfen können, ihr Qualitätsmanagement zu optimieren, und warum kein Grund zur Besorgnis besteht, wollen wir in diesem Beitrag erläutern.

Ziele von QM-Audits in Zahn-/ Arztpraxen oder Pflegeheimen

Ein QM-Audit hat vor allem zum Ziel, bestehende Maßnahmen und Prozesse in einer Praxis zu überprüfen. Gleichzeitig wird kontrolliert, ob gesetzliche Anforderungen und Richtlinien erfüllt sind, also ob der IST-Zustand dem SOLL-Zustand entspricht.

Bestanden beispielsweise bei einem vorherigen QM-Audit Probleme bei bestimmten Abläufen, wird nun untersucht, ob zuvor besprochene Veränderungen eingeführt wurden und zu einer Verbesserung des Prozessablaufes geführt haben. Auf diese Weise soll das Qualitätsmanagementsystem (QMS) praktikabler gestaltet werden und gleichzeitig zu einer Entlastung der betroffenen Akteure führen.

Häufige Fragen von Auditoren bei QM-Audits von Arztpraxen oder Pflegeheimen

Der genaue Inhalt eines Audits ergibt sich durch Normanforderungen, Richtlinien und Gesetze. Zudem werden interne Zieldefinitionen und Dienstanweisungen mit einbezogen sowie definierte Qualitätsindikatoren und interne Prozessabläufe überprüft. Anhand eines vorab zusammengestellten Kataloges kann ein Audit dann unter Beachtung der genannten Punkte fair und objektiv durchgeführt werden. Häufig werden zum Beispiel die folgenden Fragen im Rahmen des Audits gestellt:

Haben Sie standardisierte und verschriftliche Prozesse, wie bestimmte Arbeiten zu erfüllen sind?

Führen Sie regelmäßige Teambesprechungen durch? Werden diese protokoliert?

Kommt jeder Mitarbeiter der Praxis an die QM-Dokumente?

Haben Sie eine Einwilligung Ihrer Mitarbeiter für die Nutzung von Fotos?

Wie organisieren Sie die Weiterentwicklung des QM-Systems?

Auditierung / Zertifizierung oder Begehung Wie läuft das in der Praxis?

Neben QM-Audits durch bekannte Zertifizierungsstellen können solche Begehungen aber auch unabhängig von einer Zertifizierung durch interne und / oder externe QM-Beauftragte durchgeführt werden. Abhängig von den vorhandenen Strukturen kann es von Vorteil sein, einen externen Auditor zu bevorzugen, da der „Blick von außen“ neue Anregungen geben kann. Zudem erkennt er durch den Einblick in viele verschiedenen Praxen oder Pflegeheime festgefahrene Abläufe leichter. Die „Betriebsblindheit“ hat wohl jeder schon mal in dem Zusammenhang gehört. Ein Audit kann also als ein Instrument zur Bewertung vorhandener Strukturen gesehen werden, aus dessen Ergebnis Optimierungsmaßnahmen abgeleitet werden können. Die Umsetzung dieser Maßnahmen können dann regelmäßig Re-Auditiert und bei Bedarf erneut angepasst werden. Auf diese Weise erfolgt eine stetige Weiterentwicklung der Prozesse und somit auch eine erhöhte Qualität der Patientenversorgung.

Die verschiedenen Auditarten im Qualitätsmanagement

Dokumentenaudit

ch an, wenn es teilweise nicht möglich ist während des laufenden Betriebes alle Dokumente zu sichten. Diese können auch den Auditoren mitgegeben werden und diese studieren die Dokumente anschließend.

Strukturaudit

Während bei einem Strukturaudit die Mitarbeiter zu den vorhandenen Strukturen interviewt werden. Dabei möchte der Auditor herausfinden, wie beispielsweise bestimmte Behandlungen oder die Aufbereitung der Instrumente ablaufen.

Der Fokus auf dieser Auditart bietet sich an, wenn es Probleme im Ablauf innerhalb der Praxis gibt und eine Umstrukturierung durch die Mitarbeiter oder die Praxisinhaber gewünscht wird.

Prozessaudit

Bei einem Prozessaudit liegt der Fokus hingegen auf der Einhaltung der festgelegten Prozesse.

Dies hat zum Ziel einen hohen qualitativen Standard innerhalb der Praxis einzuhalten. Der Schwerpunkt in dieser Auditart bietet sich an, wenn viele Prozesse beispielweise bei der Aufbereitung von Medizinprodukten ineinandergreifen und hier ein hoher Standard eingehalten werden muss, um einen sicheren Umgang in der Praxis gewährleisten zu können. Hier ist es wichtig, dass durch niedergeschriebene und geschulte Prozesse, die Mitarbeiter in der Lage sind, die Prozesse innerhalb der Praxis korrekt durchzuführen.

Während einer Begehung durch einen externen Auditor sollte immer auch ein Verantwortlicher für den jeweiligen Bereich anwesend sein, um Fragen und Unklarheiten direkt klären zu können. In der Regel findet eine Mischform der Auditarten statt, um ein ganzheitliches Bild der Organisation zu erhalten.

Wie gehen Auditoren in einem QM-Audit vor?

Es ist empfehlenswert, Audits, egal ob intern oder extern, jährlich durchzuführen, um so eine kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewährleisten. Ebenso eignet sich ein Audit im Falle einer geplanten Umstrukturierung dazu, Prozesse neu zu bewerten und gegebenenfalls zu optimieren. In dem meisten Fällen folgen Audits klaren Mustern.

Zu Beginn des vereinbarten Termins erfolgt in den meisten Fällen ein Einführungsgespräch, in dem der Ablauf des Audits sowie aktuelle Neuerungen besprochen werden. Zudem wird dieses Gespräch ebenfalls oft dazu genutzt, einen ersten Blick in die vorhandenen Dokumente sowie das QM-Handbuch zu werfen. Im Anschluss an das Gespräch schaut sich der Auditor in Begleitung der jeweils verantwortlichen Person alle vorhandenen Bereiche an, stellt Nachfragen und lässt sich die unterschiedlichen Prozesse erläutern. Anhand dieser Beobachtungen und Nachfragen kann der Auditor so Optimierungsvorschläge machen, die zu einer Zeit- oder Materialersparnis führen können, Abläufe aber auch praktikabler für den Praxisalltag gestalten sollen. Davon abgesehen bietet das Audit die Möglichkeit zu kontrollieren, ob zuvor angepasste Prozesse zu einer tatsächlichen Verbesserung geführt haben. Am Ende der Begehung erfolgt nochmals ein kurzes Gespräch, in dem man ein erstes Feedback des Auditors erhält. Die dabei besprochenen Empfehlungen, Mängel und Optimierungsvorschläge werden der Praxis zudem in einem schriftlichen Bericht zugestellt.

Sehen Sie ein Audit also eher als eine Möglichkeit der kontinuierlichen Verbesserung und nicht als notwendiges Übel des Qualitätsmanagements.

Wie InnovaPrax Ihnen bei QM-Audits oder Zertifizierungen helfen kann

Im Rahmen unserer Betreuung unterstützen wir Sie dabei, Ihre Dokumente normkonform aufzubauen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Wir definieren gemeinsam mit Ihnen verschiedene bereichsübergreifende, qualitätsbezogene Ziele für Ihre Praxis, so dass nicht nur der betriebswirtschaftliche Bereich optimiert wird, sondern auch eine Steigerung der Sicherheit und Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Patienten erreicht wird.

Wir führen zusammen mit Ihnen Audits durch, geben Optimierungsvorschläge und unterstützen Sie bei deren Umsetzung. Wir begleiten Sie ebenfalls bei der Vorbereitung auf externe Audits im Zuge einer Zertifizierung und den damit verbundenen Herausforderungen. Sie haben Fragen oder wünschen ein kostenloses Erstgespräch? Schreiben Sie uns oder rufen Sie an.