Wir haben für Sie eine Menge von Fragen gesammelt, die uns immer wieder bei der Beratung in Arztpraxen, Pflegeheimen oder bei Fort- und Weiterbildungsveranstaltung gestellt werden.
Wir haben für Sie eine Menge von Fragen gesammelt, die uns immer wieder bei der Beratung in Arztpraxen, Pflegeheimen oder bei Fort- und Weiterbildungsveranstaltung gestellt werden.
Die Anforderungen an das Qualitätsmanagement (QM) in Arztpraxen sind im Fünften Buch Sozialgesetzbuch (SGB V) sowie in den Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) verbindlich geregelt. Demnach muss ein normgerechtes QM-System unter anderem eine strukturierte Praxisorganisation mit klar definierten Zuständigkeiten umfassen. Darüber hinaus sind zentrale Praxisprozesse, wie etwa die Patientenaufnahme, Behandlungsabläufe oder das Hygienemanagement, nachvollziehbar zu dokumentieren.
Weitere wesentliche Bestandteile sind Maßnahmen zur Patientensicherheit und zum Risikomanagement, ein funktionierendes Beschwerdemanagement sowie der Nachweis von Mitarbeiterqualifikationen und regelmäßigen Fortbildungen. Ergänzt wird das QM-System durch eine kontinuierliche Überprüfung und Weiterentwicklung der Praxisabläufe. Das Qualitätsmanagement ist dabei stets praxisindividuell auszugestalten und wird durch die Kassenärztlichen Vereinigungen im Rahmen stichprobenartiger Prüfungen überprüft.
Der Aufbau eines QM-Handbuchs orientiert sich an den Anforderungen der G-BA-Richtlinie und wird praxisindividuell gestaltet. Es beschreibt übersichtlich die Praxisorganisation, Zuständigkeiten sowie die wesentlichen Abläufe und Prozesse.
Ebenso werden hier die Unternehmenskultur, die Qualitätspolitik und deren Ziele beschrieben.
Ein QM-Handbuch kann sowohl in Papierform als auch digital erstellt werden. Entscheidend ist, dass es aktuell, übersichtlich und für alle Mitarbeitenden jederzeit zugänglich ist.
In der Praxis hat sich die digitale Form zunehmend bewährt, da Inhalte leichter gepflegt, aktualisiert und versioniert werden können. Änderungen lassen sich schnell einarbeiten, und alle Mitarbeitenden greifen stets auf den aktuellen Stand zu.
Für Arztpraxen besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagement-systems. Voraussetzung für eine Zertifizierung ist jedoch das Vorhandensein eines einrichtungsinternen QM-Systems. Ein solches Qualitätsmanagement wird seit 2004 von allen an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärztinnen und Ärzten gemäß § 135a Abs. 2 Nr. 2 SGB V gefordert.
Eine Zertifizierung kann jedoch dazu beitragen, die Qualität der Praxisabläufe systematisch darzustellen, weiterzuentwickeln und gegenüber Patienten, Mitarbeitenden oder externen Stellen transparent zu machen.
Ein externer QM-Beauftragter (ext. QMB) kann für eine Arztpraxis aus mehreren Gründen sinnvoll sein. Er bringt fachliche Expertise und aktuelle Kenntnisse der gesetzlichen und normativen Anforderungen mit und stellt sicher, dass das Qualitätsmanagement regelkonform, strukturiert und praxisnah aufgebaut wird. Gleichzeitig sorgt die externe Perspektive für eine objektive Bewertung bestehender Abläufe und hilft, Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
Darüber hinaus entlastet ein externer QM-Beauftragter das Praxisteam im Arbeitsalltag, da zeitaufwendige Aufgaben wie Dokumentation, Prozessanalyse oder Vorbereitung auf KV-Prüfungen professionell übernommen werden. Nicht zuletzt unterstützt er die nachhaltige Weiterentwicklung des QM-Systems und fördert die Akzeptanz im Team durch klare Strukturen und verständliche Umsetzung.
Ein Qualitätsmanagement bietet Arztpraxen zahlreiche Vorteile und unterstützt sowohl die medizinische als auch die organisatorische Qualität. Es schafft klare Strukturen und transparente Abläufe, wodurch Arbeitsprozesse effizienter, sicherer und nachvollziehbarer werden. Fehlerquellen können frühzeitig erkannt und Risiken systematisch reduziert werden, was die Patientensicherheit erhöht.
Darüber hinaus fördert Qualitätsmanagement die kontinuierliche Verbesserung der Praxisabläufe und stärkt die Zusammenarbeit im Team durch eindeutig geregelte Zuständigkeiten. Patienten profitieren von einer gleichbleibend hohen Versorgungsqualität und größerer Transparenz, was das Vertrauen in die Praxis stärkt. Nicht zuletzt unterstützt ein funktionierendes QM-System die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und erleichtert die Vorbereitung auf Prüfungen durch die Kassenärztliche Vereinigung.
In § 23 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) sind die Anforderungen an das Hygienemanagement in Arzt- und Zahnarztpraxen geregelt. Danach sind die verantwortlichen Entscheidungsträger von Einrichtungen des Gesundheitswesens verpflichtet, einen Hygieneplan zu erstellen, umzusetzen und regelmäßig zu überprüfen. Der Hygieneplan dient der Sicherstellung eines angemessenen Hygienestandards und muss alle hygienerelevanten Bereiche und Maßnahmen der Praxis abbilden. Hierzu zählen insbesondere die detaillierte Beschreibung sowie die prozessorientierte Darstellung der Aufbereitung von Medizinprodukten, der Reinigung und Desinfektion von Flächen sowie weiterer hygienischer Abläufe im Praxisalltag.
In Arztpraxen wird empfohlen, eine Hygieneunterweisung mindestens einmal jährlich für alle Mitarbeitenden durchzuführen. Diese Vorgabe leitet sich sowohl aus dem Infektionsschutzgesetz (§ 23 IfSG) als auch aus arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen, wie der TRBA 250, ab. Darüber hinaus ist eine Unterweisung stets bei Arbeitsaufnahme, bei relevanten Änderungen, etwa durch neue Hygienestandards oder Medizinprodukte erforderlich. Alle durchgeführten Unterweisungen sollten sorgfältig dokumentiert werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen nachweisen zu können.
Ein bewährtes Prinzip lautet dabei: „Lieber häufiger und kurz als selten und lang.“ Regelmäßige, kompakte Schulungen fördern die Aufmerksamkeit, Motivation und die konsequente Umsetzung hygienischer Maßnahmen im Praxisalltag.
Um die regelmäßigen Schulungen abwechslungsreich zu gestalten, ist es sinnvoll, aktuelle Themen einzubinden. Anlässe wie eine Hygienebegehung liefern häufig ausreichend Themenpunkte. Sie sind praxisnah und individuell auf die Einrichtung zugeschnitten.
Darüber hinaus sollten folgende Inhalte regelmäßig behandelt werden:
Ob die Schulung durch einen externen Hygieneberater/ eine Hygienefachkraft oder durch eine interne hygienebeauftragte Person erfolgt, liegt im Ermessen des Betreibers.
Das Ziel der Hygieneschulung besteht darin, ein vorschriftsmäßiges Hygienemanagement nahtlos mit dem Praxisalltag zu verbinden. Durch eine frühzeitige Umsetzung der Maßnahmen vermeiden Sie Stress bei der nächsten Begehung durch eine Aufsichtsbehörde und gewährleisten die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.
Bei einem Hygiene-Audit in der Arztpraxis überprüft eine Aufsichtsbehörde oder ein externer Auditor, ob die hygienischen Standards eingehalten werden. Dabei werden u. a. der Hygieneplan, die Umsetzung von Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen, der Umgang mit Instrumenten sowie die Mitarbeiterschulungen kontrolliert. Ziel ist es, die Patientensicherheit zu gewährleisten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Es ist empfehlenswert, dass die Praxisleitung an der Schulung teilnimmt, um sich einen umfassenden Überblick über die gesetzlichen Anforderungen zu verschaffen. Besonders wichtig ist die Teilnahme der praxisinternen hygienebeauftragten Person sowie deren Vertretung, da sie als zentrale Ansprechpartner für Hygienefragen innerhalb der Praxis fungieren.
Sobald die Hygieneprozesse festgelegt sind, sollten darüber hinaus alle weiteren Mitarbeitenden in die Schulung einbezogen werden, um die einheitliche Umsetzung der Standards im Praxisalltag sicherzustellen.
Bei einer Hygienebegehung durch eine Behörde oder einen externen Dienstleister sollten die Praxisleitung sowie die praxisinterne hygienebeauftragte Person und deren Vertretung anwesend sein, da sie für die Einhaltung der Hygienestandards verantwortlich sind und Auskunft über Abläufe und Dokumentationen geben können. Optional können auch weitere Mitarbeitende teilnehmen, wenn spezielle Arbeitsbereiche oder Prozesse, wie beispielsweise die Instrumentenaufbereitung oder der Laborbereich, erläutert werden müssen. So ist gewährleistet, dass alle Fragen kompetent beantwortet werden und die Begehung reibungslos verläuft.
Eine Hygienefachkraft verfügt über spezielle Ausbildung oder Fortbildung im Bereich Hygiene und berät die Praxis fachlich bei Infektionsprävention, Risikobewertung und der Erstellung von Hygieneplänen. Sie ist häufig extern tätig und unterstützt mehrere Einrichtungen. Die Hygienebeauftragte Person wird intern aus dem Praxispersonal benannt. Sie sorgt für die praktische Umsetzung der Hygienestandards, überwacht die Abläufe und ist Ansprechpartner für das Team. Während die Fachkraft die Expertise liefert, stellt die Hygienebeauftragte Person die Einhaltung und Umsetzung der Hygienevorgaben im Praxisalltag sicher.
Eine Hygienefachkraft ist in Arzt- und Zahnarztpraxen nicht grundsätzlich verpflichtend. Sie wird nur in bestimmten Einrichtungen und unter besonderen Bedingungen vorgeschrieben, z. B. in Pflegeeinrichtungen oder ambulanten Operationszentren, wenn bestimmte patientenbezogene Risiken bestehen oder komplexe medizinische Eingriffe durchgeführt werden.
In konventionellen Arztpraxen reicht in der Regel eine intern benannte hygienebeauftragte Person aus. Eine Hygienefachkraft kann hier freiwillig hinzugezogen werden, um fachliche Expertise zu sichern und bei der Umsetzung und Kontrolle des Hygienemanagements zu unterstützen.
In einer Arztpraxis ist ein Krankenhaushygieniker nicht zwingend erforderlich. Er wird vor allem dann benötigt, wenn die Praxis besondere Hygienerisiken aufweist, wie zum Beispiel bei ambulanten Operationen, invasiven Eingriffen oder der Betreuung von besonders vulnerablen Patientengruppen.
Der Krankenhaushygieniker unterstützt die Praxis fachlich bei der Umsetzung komplexer Hygienestandards, berät zu Infektionsprävention, Risikomanagement und Hygieneplänen und schult das Personal gezielt. Er sorgt dafür, dass die Praxis auch bei höheren Hygienerisiken gesetzliche Vorgaben einhält und die Patientensicherheit gewährleistet ist.
Besonders sensible Bereiche in einer Arztpraxis sind alle Räume, in denen Patientendaten verarbeitet oder aufbewahrt werden, wie Behandlungszimmer, Praxisbüros, Patientenaufnahme sowie Abstell- oder Archivräume mit Akten und elektronischen Daten. In diesen Bereichen müssen Zugänge kontrolliert und Daten vertraulich behandelt werden. Offene Anmeldungen wirken zwar freundlich, bergen aber ein hohes Datenschutzrisiko, da sensible Informationen bei Patientenaufnahme oder Telefonaten von unbefugten Personen eingesehen werden könnten.
Eine besondere Gefahr besteht bei der Weitergabe von Gesundheitsdaten. Sie kann schnell zu einem erheblichen Risiko werden, da sowohl für Angehörige als auch für Ehepartner eine schriftliche Einwilligung erforderlich ist. Diese muss im hektischen Praxisalltag konsequent kontrolliert und eingefordert werden.
Aber nicht nur die mündliche, sondern auch die schriftliche Weitergabe birgt Risiken. Daher sollte das Versenden unverschlüsselter E-Mails unbedingt vermieden werden, um die Vertraulichkeit der Patientendaten zu gewährleisten.
Ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter (DSB) sollte nach gängiger Empfehlung dann benannt werden, wenn in der Praxis mindestens 20 Personen regelmäßig sensible Daten verarbeiten.
In unserem Beitrag „Wann braucht eine Arztpraxis einen Datenschutzbeauftragten?“ erfahren Sie, welche weiteren Kriterien für die Einstufung Ihrer Praxis relevant sind.
Patientendaten sind hochsensibel. Sie enthalten Informationen zu Gesundheit, Diagnosen und Behandlungen und haben einen engen Bezug zur Persönlichkeit. Eine unbefugte Weitergabe kann die Privatsphäre verletzen, das Vertrauen der Patienten beeinträchtigen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die DSGVO schreibt daher verbindlich vor, diese Daten zu schützen und so Patientensicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet einer Arztpraxis zahlreiche Vorteile. Er bringt aktuelle fachliche Expertise im Bereich Datenschutz mit und kennt die speziellen Anforderungen im Gesundheitswesen. Als unabhängiger Berater bewertet er Prozesse objektiv und erkennt Risiken, die intern möglicherweise übersehen werden. Gleichzeitig entlastet er das Praxispersonal, indem er Aufgaben wie Audits, Erstellung von Richtlinien oder Schulungen übernimmt. So wird das Risiko von Datenschutzverletzungen reduziert, die Praxis ist besser auf Kontrollen vorbereitet, und Datenschutzmaßnahmen können praxisnah umgesetzt und regelmäßig überprüft werden.
Laut DSGVO können Verstöße gegen Datenschutzvorschriften mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro geahndet werden. Darüber hinaus können betroffene Personen Schadensersatzansprüche geltend machen, und es droht ein erheblicher Imageschaden für die Praxis. Es ist daher dringend empfehlenswert, sich frühzeitig und konsequent mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen, da Aufsichtsbehörden Verstöße konsequent prüfen und sanktionieren.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gilt für Gesundheitseinrichtungen grundsätzlich immer. Dazu zählen Arztpraxen, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und weitere Einrichtungen des Gesundheitswesens. Sobald eine Einrichtung als Unternehmen oder Organisation mit mindestens 50 Beschäftigten gilt oder gesetzlich besondere Vorgaben bestehen, verpflichtet das Gesetz zur Einrichtung interner Meldestellen.
Diese Stellen nehmen Hinweise auf Missstände, Gesetzesverstöße oder Risiken vertraulich entgegen. Ziel des Gesetzes ist es, Hinweisgeber zu schützen und Missstände frühzeitig aufzudecken.
Beim Einsatz von KI-Tools, Videosprechstunden oder Videoüberwachung in der Praxis müssen besondere Datenschutzmaßnahmen beachtet werden. Patientendaten müssen verschlüsselt oder pseudonymisiert verarbeitet und nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden. Bei Videosprechstunden ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erforderlich, und Zugriffe dürfen nur autorisierten Personen gestattet sein.
Videoüberwachung darf nur in Bereichen erfolgen, in denen keine Patientendaten gefährdet werden, muss gekennzeichnet sein und Aufzeichnungen sicher gespeichert sowie zeitnah gelöscht werden. In allen Fällen sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen, um Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Es ist sinnvoll, wenn die Begehung durch den Arbeitgeber, den Sicherheitsbeauftragten und die zuständige Sicherheitsfachkraft (Sifa) begleitet wird. In manchen Fällen ist auch die Teilnahme vom zuständigen Betriebsarzt erforderlich.