Qualitätsmanagement in Zahn- Arztpraxen — QM-Richtlinie des G‑BA

Die aktuelle G‑BA-Richtlinie vereinheitlicht die vertragsärztlichen Vorgaben für Praxis und Klinik. Was Arzt- und Zahnarztpraxen davon umsetzen müssen, zeigt dieser Beitrag.

Nur noch eine QM-Richtlinie für die Sektoren

Seit 2004 sind Vertragsärztinnen und ‑ärzte, Vertragszahnärztinnen und ‑ärzte, medizinische Versorgungszentren sowie zugelassene Krankenhäuser verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement (QM) zu schaffen. Die gesetzlichen Anforderungen dazu regelte bis zum 15. November 2016 die Richtlinie ÄQM des Gemeinsamen Bundessauschusses G‑BA.

Die neue Leitlinie QM-RL trat am 16. November 2016 in Kraft. Sie bündelt die für den ambulanten und stationären Sektor zuvor teils getrennten Vorschriften in einem einheitlichen Anforderungskatalog. Das führt zwar zu kleineren Anpassungen, insgesamt jedoch sind die meisten der bisherigen Vorgaben für alle vertragsärztlichen Kategorien weiterhin gültig.

Für Arzt- und Zahnarztpraxen stellt sich angesichts des derzeitigen Gesamtpakets dennoch häufig die Frage, welche Forderungen des G‑BA bei der Realisierung konkret einzuhalten sind. Die nachfolgende Zusammenfassung der Richtlinie QM-RL liefert die Antworten. Die Unterteilung in mehrere Themenblöcke bietet dabei zusätzliche Transparenz.

Die für alle gültigen Rahmenanforderungen der QM-Richtlinie

Grundelemente des QM

Die Schwerpunkte der Richtlinie sind sicherheitsbezogene Konzepte und die Organisationsentwicklung. Dies betrifft insbesondere

die Patientenorientierung und ‑sicherheit,
die Mitarbeiter als wichtige Beteiligte des Systems, sowie deren Sicherheit,
die relevanten Prozessabläufe der Praxen,
die Kommunikation und Kooperation,
den Informations- und Datenschutz sowie
die Fragen der Verantwortung und Führung.

Werden die zu diesen Themenfeldern gehörenden Maßnahmen und Instrumente fester Praxisbestandteil, steigern sie die Qualität und Sicherheit jeder ärztlichen und zahnärztlichen Einrichtung. Beispiele dafür sind das gezielte Vorgehen bei Notfällen, die Arzneimittelverordnung in Verbindung mit Medikationsplänen oder die Umsetzung der bestmöglichen Hygienemaßnahmen.

Verpflichtungen und Ausnahmen

Der verbindliche Rahmenkatalog enthält mehr als ein Dutzend Methoden und Instrumente, die in einer Praxis genutzt werden sollen. Denn erst mit deren Hilfe entwickeln sich aus den genannten Grundelementen die qualitätssteigernden Arbeitsabläufe und Praxisstrukturen.

Allerdings ist nicht jede Vorgabe zwingend. Wenn die individuellen Praxisverhältnisse einzelne Maßnahmen nicht zulassen, sind diese kein Muss. Auch der Gesamtaufwand darf an die Praxisgröße angepasst sein.

Andererseits sind diese Freiräume begrenzt, da einige Punkte zu den Mindeststandards zählen. Sie sind weiter unten namentlich aufgelistet und verpflichtend einzuhalten.

Die Richtlinie weist zudem darauf hin, dass die Einführung und Nutzung der Qualitätsinstrumente auch regelmäßig einrichtungsinterne Optimierungen erfordert. Als dafür geeignetes Werkzeug empfiehlt sie das PDCA-Prinzip. Dieses Kürzel steht für einen vierstufigen Regelkreis zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

PDCA- Zyklus:

Plan: Planen Sie eine Neuerung bspw. Im Ablauf einer Tätigkeit

Do: Führen Sie diese nun in Ihrem täglichen Ablauf durch

Check: Bringt diese Neuerung / Veränderung den gewünschten Erfolg oder muss Sie an den Praxis betrieb angepasst werden?

Act: Arbeiten Sie nach dem neuen Prinzip und etablieren Sie diesen

Der PDCA Zyklus ist ein kontinuierlicher Ablauf innerhalb eines guten QM-Systems

Zeitvorgaben und Überprüfung der Umsetzung

Gesetzlich vorgegebener Startpunkt des jetzigen Qualitätsmanagement-Systems war der 16. November 2016. Danach neu zugelassene Vertragsärzte, ‑ärztinnen oder ‑kooperationen hatten allerdings drei Jahre Zeit, die Systeme in den Praxisalltag zu integrieren. Bereits bestehenden Praxen und Einrichtungen hingegen blieb nur etwa ein Jahr.

Denn die KVen und KZVen sind rechtlich verpflichtet, den Umsetzungsstand alle zwei Jahre in den Praxen zu überprüfen. Das geschieht mit einer schriftlichen Befragung von jeweils 2,5 % zufällig ausgewählten Ärzten und 2 % Zahnärzten.

Auswertung QM Prüfung in Arztpraxen

Die entsprechende Auswertung für die Arztpraxen ist über die KBV öffentlich einsehbar. Sie zeigt, dass die Vertragsärzte alle vorgegebenen Methoden und Instrumente umfassend nutzen. Den höchsten Umsetzungsgrad weisen dabei die Teilbereiche Patientensicherheit und ‑versorgung aus. Auch die relevanten Punkte Fehlermanagement, Patienteninformation und ‑aufklärung, das Schnittstellenmanagement und die Teambesprechungen rangieren ganz vorne.

Auswertung QM Prüfungen in Zahnarztrpaxen

Die Auswertung für die Zahnarztpraxen ist von der KZBV hinterlegt. Auch hier sind die Umsetzungsquoten mit 98 % sehr hoch und das PDCA-Prinzip wird intensiv genutzt.

Die Pflicht-Elemente für Arzt- und Zahnarztpraxen

QM Gesamtliste

Die nachfolgende Gesamtliste der für die Praxen verbindlichen Elemente ist umfangreich, wobei allerdings die bereits erwähnten Freiräume genutzt werden dürfen. Die stets einzuhaltenden Mindeststandards sind markiert (*):

Messen und Bewerten von Qualitätszielen
Erfassung des Istzustands und Selbstbewertung
Regelung der Verantwortlich- und Zuständigkeiten
Prozess- und Ablaufbeschreibungen
Management der Schnittstellen
Checklisten*
Teambesprechungen
Schulung und Fortbildung der Mitarbeiter/-innen
Patienten- und Mitarbeiterbefragungen
Beschwerdemanagement
Patienteninformation und –aufklärung
Risikomanagement*
Fehlermanagement* und Fehlermeldesysteme*
Notfallmanagement
Hygienemanagement
Sicherheit der Arzneimitteltherapie
Schmerzmanagement
Sturzprävention

Für jedes dieser Elemente enthält die Richtlinie teils detaillierte Erläuterungen, die für die konkrete Umsetzung die ergänzenden Informationen liefern (Teil A § 4 QM-RL).

Delegation von Teilaufgaben im QM

Zur Entlastung des gesetzlich für die Umsetzung des Qualitätsmanagements Verantwortlichen ist es zulässig und erwünscht, passende Teilaufgaben daraus an Mitarbeiter/-innen verbindlich zu delegieren. Dies trägt auch zu Qualitätssteigerung des gesamten Teams bei und fördert die Weiterentwicklung der internen Praxisorganisation.

Laufende QM-Dokumentation

Alle in den Praxen genutzten Qualitätsstandards müssen zudem regelmäßig einer Selbstbewertung unterzogen und das Ergebnis intern dokumentiert werden. Die Richtlinie empfiehlt hierzu, das PDCA-Prinzip zu nutzen.

QM-Beratung und Beratende Unterstützung

Kein Vertragsarzt oder ‑ärztin ist auf sich allein gestellt, wenn es um die praxisbezogene Umsetzung der gesetzlichen Qualitätsmanagement-Vorgaben geht. Sie können stattdessen jederzeit auf externe Expertise, den fachlichen Rat ihrer Kassenärztlichen oder Kassenzahnärztlichen Vereinigungen zurückgreifen.

Ergänzende Richtlinien für Arzt- und Zahnarztpraxen

Kooperationsformen

Sind Mediziner/-innen in einer Kooperationsform vertragsärztlich tätig, beispielsweise in einer Berufsausübungsgemeinschaft, gelten die bereits genannten Rahmenanforderungen an das einheitsinterne Qualitätsmanagement in vollem Umfang. Die Vorgaben betreffen dann aber nicht den einzelnen Vertragsarzt oder die ‑ärztin, sondern beziehen sich auf die Kooperationsform als Ganzes. Daher ist die Delegation an qualifizierte Mitarbeiter oder eine externe QM-Beratung in jedem Fall sinnvoll.

Auch bei diesen Einrichtungen ist sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse und Strukturen umgesetzt werden. Das gilt vor allem für Maßnahmen, die einen Bezug zur Patientenversorgung beinhalten.

Zeitrahmen für die Umsetzung des QM

Ist eine Ärzte- oder Zahnärztekooperation neu zugelassen, greift die bereits erwähnte Frist von drei Jahren, um die vorgegebenen Qualitätsinstrumente zu implementieren.

Verantwortlichkeiten für das QM

Bei mehreren Vertragsärzten oder ‑ärztinnen in einer Einheit sollte eine Person die offizielle Zuständigkeit für das Qualitätsmanagement erhalten. Weiterhin ist es innerhalb des Mitarbeiterteams zweckmäßig und erwünscht, eine Koordinatorin oder einen Koordinator für die Qualitätsthemen zu benennen.

Zusätzliche Regeln für Zahnarztpraxen

Ergänzend zu den bei Arzt- und Zahnarztpraxen bereits genannten Vorgaben sind für Vertragszahnärzte außerdem diese gesetzlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen zu beachten (Teil B III. § 3 QM-RL):

Allgemeine Behandlungsrichtlinien
IP‑, FU‑, ZE‑, Festzuschuss- und KFO-Richtlinien
Bundesmantelverträge BMV‑Z / EKV‑Z
Röntgenverordnung
Vorgaben zur Einhaltung von Hygienemaßnahmen für Zahnarztpraxen

Als weitere Maßnahme zur Qualitätssicherung empfiehlt die Richtlinie, ein Praxishandbuch (als Manual oder EDV-gestützt) mit allen wichtigen Regeln der zahnärztlichen Einrichtung zu führen und laufend zu aktualisieren.

QM, Hygiene und Datenschutz aus einer Hand

Die Anforderungen an die Umsetzung des aktuell gültigen Qualitätsmanagements für Arzt- und Zahnarztpraxen werden anhand der vorliegenden Zusammenfassung wesentlich transparenter. Anhand der Zusammenfassung haben Sie sicherlich festgestellt, dass ein praxistaugliches QM mehr als die Dokumentation von Abläufen ist. So gehört ein ordentliches Hygienemanagement ebenso zum QM, wie der Datenschutz.