Optimierung der Praxisorganisation vom Profi

Die Verbesserung der Praxisorganisation, wovon ein großer Teil die Prozessoptimierung ist,  ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements in der Arztpraxis. Die Abläufe zu strukturieren und zu analysieren sind Hauptfunktionen des Qualitätsmanagements in der Arztpraxis. Die Darstellung und Analyse von Prozessen ist der Grundstein für die Weiterentwicklung der Prozesse Ihrer Arztpraxis. Die Prozessoptimierung ermöglicht es Ihnen, in kürzester Zeit mehr zu schaffen. Umgekehrt ist die Prozessoptimierung eine Chance, die Arbeit in der dafür vorgesehenen Zeit zu schaffen. Sie können so die Fallzahlen in Ihrer Praxis steigern, sich selbst mehr Freiräume gönnen oder Wartezeiten minimieren. Als familiengeführte Unternehmensberatung im Gesundheitswesen sind wir gerne für Sie da und unterstützen Sie dabei Ihre Ziele zu erreichen. Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen einige klassische Beispiele für Prozessoptimierungen in der Arztpraxis.

Einführung von Standards

Standards spielen im Rahmen des Qualitätsmanagements in der Arztpraxis eine entscheidende Rolle. Durch die Festlegung von standardisierten Prozessen werden Abläufe klar geregelt und Zuständigkeiten genau definiert. Die daraus resultierenden klaren Strukturen schaffen Transparenz und fördern die interne Kommunikation. Steigern Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis durch die Generierung von Effizienzgewinnen. Prozessoptimierungen münden sehr häufig in laufenden Einsparungen. Daneben bezweckt die Einführung von Standards eine Fehlerreduktion. Insbesondere Fehler in risikobehafteten Prozessen, zum Beispiel im Hygienemanagement, können so identifiziert werden. Standards führen dauerhaft zu einer Arbeitsentlastung, was sich nur positiv auswirken kann. Patienten profitieren von einer effizienten Praxisorganisation, klaren Strukturen und besonders von zufriedenen Mitarbeitern. Für das Qualitätsmanagement in der Arztpraxis und das Hygienemanagement sind klare Regelungen von elementarer Bedeutung.

Bei Ihnen sind die Zuständigkeiten klar definiert und die einzelnen Abläufe genaustens geregelt? Es läuft alles nach Ihren Wunschvorstellungen? Aber können Sie auch sicher behaupten, dass dies für jeden Ihrer Mitarbeiter/innen genauso geregelt erscheint wie für Sie? Dass jeder über die verschiedenen Zuständigkeiten informiert ist? Lassen Sie sich nicht vom Schein blenden. Wir schaffen die Transparenz in Ihrer Praxis und unterstützen Sie dabei für alle verständliche Strukturen und Abläufen zu etablieren.

Fehler passieren und werden auch in Zukunft passieren.

Wenn Sie trotz eines ausgeklügelten Qualitätsmanagements Fehler feststellen ist das nicht schlimm. Das Auftreten eines Fehlers ist schlichtweg nicht immer zu vermeiden – eine Wiederholung des Fehlers hingegen schon. Ein durchdachtes Fehlermanagement sollte in Ihrem Qualitätsmanagement in der Arztpraxis nicht fehlen. Eine durch uns unterstützte Prozessoptimierung bringt Sie dem Ziel der Fehlervermeidung ein ganzes Stück näher.

Fehlererfassung

Das Schlüsselwort hier heißt – wie so oft – Dokumentation. Die Erfassung von Fehlern erweist sich nicht selten als komplexer als vermutet. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen in der Implementierung eines effizienten Fehlermeldesystems wie bspw. das bewährte CIRS. Mit einer adäquaten Dokumentation legen Sie den Grundstein für eine umfassende Fehleranalyse. Das Qualitätsmanagement Ihrer Arztpraxis hängt unumstritten eng mit der präzisen Identifikation von Fehlerquellen zusammen. Erst dadurch wird eine Identifikation der Fehlerursache möglich.

Fehleranalyse

„Aus Fehlern lernen“ heißt die Devise. Um diese Fehlerkultur zu leben, gilt es den Blick weg von dem/der Fehlerverursacher/in und hin zu den Fehlerursachen zu wenden. Dabei sind folgende Fehlerquellen zu identifizieren: Es gibt systembezogene, verfahrensbezogene oder auch technikbezogene Fehlerquellen. Eine umfassende Fehleranalyse im Rahmen des ‚Qualitätsmanagement Arztpraxis‘ bedeutet auch eine Fehlergewichtung bezogen auf die Risikobehaftung vorzunehmen. Diese Risikobeurteilung gibt dem Fehler einen Rang und ermöglicht eine Abschätzung der Bedeutung, um Prioritäten in der Bearbeitung setzen zu können.

Fehlervermeidung

Sind Fehler dokumentiert und bewertet, steht der Handlungsbedarf fest und es gilt langfristig die Fehlerquellen zu reduzieren oder sogar vollkommen auszuschalten. Diesen Schritt gehen wir gerne gemeinsam mit Ihnen, indem wir Sie bei der Festlegung und Durchführung von den geeigneten Maßnahmen zur Beseitigung der Fehlerursachen beraten und begleiten. Die Fehleranalyse sorgt nicht nur dafür, dass Fehler seltener auftreten, sondern auch dafür, dass potenzielle Fehlerursachen schneller entdeckt werden.

Sie sehen bei der Einführung des Fehlermanagements insbesondere den Kostenaufwand? Lassen Sie sich überraschen, wie viele ungeahnte Fehler zu ineffizienten und somit kostenaufwendigen Arbeitsweisen führen. Unsere Experten des Qualitätsmanagement Arztpraxis haben die Wirtschaftlichkeit Ihrer Arztpraxis stets im Blick. Sie sind darauf spezialisiert Korrekturmöglichkeiten zu empfehlen, die in Ihrer Arztpraxis schnell, möglichst simple und nachhaltig zu realisieren sind und dennoch das Problem auf ein Minimum reduzieren bzw. ausräumen. Nutzen Sie ein rentables Fehlermanagement zum optimalen Einsatz von finanziellen und personellen Ressourcen und verbessern Sie so Ihre wirtschaftlichen Ergebnisse.

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Machen Sie Schwachstellen in Ihrer Praxis ausfindig und nutzen Sie das Qualitätsmanagement in Ihrer Arztpraxis dafür, diese zu beheben. Die Patientenbefragung ist nur eines der nützlichen Instrumente. Ein durchdachtes Beschwerdemanagement trägt nachhaltig dafür Sorge, dass Sie auf mögliche Schwächen sofort reagieren können.

Machen Sie sich das Leben durch Beschwerden nicht schwer, sondern profitieren Sie von jeder Beschwerde. Allein das Ernst nehmen, Aufnehmen und Reagieren auf eine Beschwerde stellt den Patienten häufig schon zufrieden. Hierbei ist es wichtig, dass das Praxisteam im Umgang mit Beschwerden, vor allem bei einer mündlichen Beschwerdeannahme, trainiert ist. Durch die Anwendung eines geeigneten Kommunikationsstils signalisieren Sie Interesse an der Meinung Ihrer Patienten – Ihre Patienten sind Ihnen wichtig! Betrachten Sie Beschwerden als Chance für das Qualitätsmanagement Ihrer Arztpraxis!

Beschwerden dienen aber auch der eigenen Kontrolle im Qualitätsmanagement Arztpraxis. Auch in der besten Praxis kommen Beschwerden vor, sie machen Fehler sichtbar und helfen dabei, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Neben der Dokumentation einer Beschwerde stellt auch die regelmäßige Beschwerdeauswertung einen festen Bestandteil des Beschwerdemanagements dar. Ein gezieltes Beschwerdemanagement dient der Koordination, Planung, Steuerung und Überwachung und ist somit ein wertvolles Instrument des Qualitätsmanagement Arztpraxis. Wir helfen Ihnen dabei Ihre Patienten zu motivieren Beschwerden tatsächlich zu kommunizieren. Somit können wir gemeinsam das Potenzial einer Beschwerde ausschöpfen und die Chance nutzen. Gerne informieren wir Sie über die möglichen Varianten und unterstützen Sie bei der Implementierung des Beschwerdemanagements in Ihrer Praxis.

Ständig klingelt das Telefon? Der Terminplan platzt aus allen Nähten? Und die Patienten beklagen sich mal wieder über lange Wartezeiten? Ein effizientes Terminmanagement ist die Lösung. Das Terminmanagement steigert nicht nur spürbar den Profit, sondern es steht für schlanke Arbeitsprozesse und kann nachhaltig die Motivation Ihrer Mitarbeiter und die Zufriedenheit Ihrer Patienten steigern. Für das Qualitätsmanagement Arztpraxis sind die Möglichkeiten hier vielfältig, neben der klassischen Papierform zeugen onlinebasierte Varianten von hohem Potenzial. Auch für die Arztpraxis wächst die Bedeutung von modernen Medien rapide. Zeigen Sie, dass Sie mit der Zeit gehen und bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit den Termin in Ihrer Praxis online rund um die Uhr zu machen.

Mitarbeitereinarbeitung

In Ihrer Praxis gilt das Prinzip „Learning by Doing“? Neue Mitarbeiter werden direkt ins kalte Wasser geworfen? Mit dieser Taktik fahren Sie seit Jahren gut? Dann können Sie von Glück sagen, dass es bisher nicht zu Verletzungen der Schweigepflicht oder anderen schwerwiegenden Fauxpas gekommen ist.

Es liegt also auf der Hand, dass ein Mitarbeiter bereits am ersten Tag alle notwendigen Informationen für seine Tätigkeit benötigt. Zu diesen zählen sowohl die fachlichen, strukturellen, organisatorischen als auch technischen Informationen. Nutzen Sie ein standardisiertes Einarbeitungskonzept, um alle notwendigen Punkte zu integrieren und der Einarbeitung Struktur und Transparenz zu geben. So sind Sie und Ihr Mitarbeiter zufrieden und sicher.

Sie sehen die Vorteile durch eine strukturierte Mitarbeitereinarbeitung, denken aber an den Zeitaufwand? Erfahrungen aus den verschiedenen Bereichen haben belegt, dass diese Zeit gut investiert ist. Denn Sie sparen Zeit und Geld für die Korrektur von Fehlern bei einem nicht / schlecht eingearbeiteten Mitarbeiter. Zudem können Sie durch die geeignete Einarbeitung Fehleinschätzungen vermeiden, denn Zwischengespräche gehören ebenfalls zu dem Ablauf der systematischen Einarbeitung.

Sie sehen, dass Sie nicht darum herum kommen, die Mitarbeitereinarbeitung in das Qualitätsmanagement Arztpraxis zu integrieren. Wir helfen Ihnen gerne dabei ein gut durchdachtes, individuell auf Ihre Arztpraxis zugeschnittenes Einarbeitungskonzept zu erstellen. Die dazugehörigen Stellenprofile sind adäquat dazu zu erstellen und anzupassen, was Ihnen die zielgerichtete Suche nach neuen Kollegen erleichtert.


Direkter Kontakt zu Ihrem Fachberater

Caroline Rütten Portrait im Kreis 250x250

Caroline Rütten ist Geschäftsleitung der InnovaPrax® GmbH und Fachberaterin für Qualitätsmanagement. Als Gesellschafterin unterstützt sie das Unternehmen schon seit ihres Masterstudiums des Pflegemanagements an der Katholischen Hochschule NRW. Als erfahrene Gesundheits- und Krankenpflegerin und Pflegedienstleitung kennt sie sich im Gesundheitswesen bestens aus.

Neben der Praxisberatung befasst sie sich besonders mit dem Qualitätsmanagement in der Arztpraxis. Hierbei unterstützt und betreut sie Praxen aller Fachrichtungen unter anderem in der Zertifizierungsvorbereitung. Ihr Aufgabenbereich wird durch Tätigkeiten als Dozentin an Berufsfachschulen und Autorin für Hochschulen abgerundet.

 

Gerne besuche ich Sie zu einem persönlichen und unverbindlichen Erstgespräch. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit!

 

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